Утричі менше: як удосконалити звітування за договорами

Transparency International Ukraine презентувала звіт “Утричі менше: як удосконалити звітування за договорами”.

Провести закупівлі — це лише етап у тому, щоб забезпечити громади та загалом державу всім необхідним. Закупівля закінчується договором, а фіналом усього процесу є виконання зобов’язань за ним.

Зараз замовники звітують за договорами у три незалежні системи: Prozorro, Spending, Клієнт казначейства — Казначейство. Причому в кожну систему подається майже одна й та сама інформація.

Таке дублювання лише у 2021 році коштувало державі не менше ніж 1,2 млн робочих годин, що еквівалентно більш ніж 30 млн грн. При цьому зібрані в цих системах дані не показують реальну ситуацію за договорами й не придатні для якісного використання через низку причин:

• недостовірність даних, або й узагалі неподання;
• розгалуженість систем і полів, які необхідно заповнити;
• відсутність консолідованої інформації про договір в одному джерелі.

Щоб виправити ці недоліки, необхідно створити єдину систему звітності за договорами. Вона має базуватися на таких принципах: 

• дані вносяться в єдину систему;
• дані зберігаються в єдиній системі з одним адміністратором;
• дані валідуються; 
• дані стандартизовані й мають єдину інтерпретацію;
• дані відкриті та доступні; 
• дані, що вже введені, не потрібно вводити повторно; 
• дані про договір пов’язані з попередніми / наступними етапами. 

Наразі створення системи, яка відповідає зазначеним принципам, стикається з декількома проблемами, зокрема такими: можливе зменшення «гнучкості системи», визначення інституції, що візьме на себе створення та адміністрування системи, значні витрати часу та ресурсів на перевірку та виправлення даних, розподіл обов’язків і відповідальності за заповнення та перевірку даних в установах замовників. 

Перевагами створення такої системи, окрім розв’язання згаданих проблем, є:

• підвищення якості ухвалених рішень на основі даних; 
• примноження можливостей моніторингу поточної ситуації у сфері закупівель і виконання договорів;
• ефективне використання кадрового потенціалу;
• економія бюджетних коштів і часу на процес звітування за договорами та адміністрування державних систем обліку даних;
• створення сприятливого середовища для покращення, розробки та впровадження технічних рішень у сфері закупівель і публічних фінансів.