Адміністративна асистентка/адміністративний асистент

Ми шукаємо адміністративну асистентку/адміністративного асистента в команду відділу розвитку. Якщо ви поділяєте наші цінності та маєте бажання організовувати та координувати роботу щодо забезпечення офісу всім необхідним — ця вакансія саме для вас!

Відділ розвитку співпрацює з усіма іншими підрозділами організації, з метою забезпечення, супроводу, аналізу та вдосконалення усіх процесів.

У цій ролі головними є три напрямки: забезпечення офісу та команди усім необхідним – офісними матеріалами, послугами, та приладдям; ведення та координація документообігу організації та співпраця з контрагентами; а також асистування іншим підрозділам в різноспрямованих задачах.

Чим ви будете займатись:

• забезпечення безперебійної життєдіяльності офісу (оргтехніка, канцелярія, меблі, контроль прибирання тощо);
• організація внутрішньої та зовнішньої комунікації (робота з кореспонденцією та телефонними дзвінками, зустріч гостей,
• забезпечення проведення нарад, адміністрування Zoom тощо);
• організація і координація документообігу організації;
• моніторинг і систематизація інформації, необхідної для діяльності проєктів;
• допомога у веденні та своєчасному заповненні існуючих баз даних організації;
• участь у зборі та аналізі інформації та підтримка команди відділу з виконанні регулярних задач;
• участь у відборі підрядників і здійсненні закупівельних процесів, потрібних для підтримки життєдіяльності організації,
• супровід закупівельного процесу з дотриманням тендерних процедур організації;
• вирішення поточних організаційних питань, взаємодія з усіма підрозділами організації;
• участь в організації та проведенні командоутворюючих та корпоративних заходів;
• виконання інших доручень керівника.

Які навички вам необхідні для цієї роботи:

• відмінні комунікативні навички та навички презентації (як усної, так і письмової);
• навички планування, координації та вміння визначати пріоритети у роботі;
• творчі підходи до вирішення викликів;
• відмінні організаторські здібності;
• вільне володіння українською мовою;
• володіння англійською мовою (бажано не нижче рівня Upper-Intermediate);
• знання Excel і Google Sheets;
• відповідальність, увага до деталей та акуратність.

Сміливо подавайтеся, якщо маєте:

• проактивну громадянську позицію та поділяєте цінності організації;
• любов до порядку, затишку та структурованості;
• зацікавленість в зростанні в рамках організації;
• досвід взаємодії з представниками міжнародної спільноти буде перевагою.

Ми пропонуємо динамічну та багатогранну роботу в дружньому колективі професіоналів. На цій посаді ви зрозумієте особливості роботи всіх підрозділів організації та, за бажання, визначите напрям і сферу власного росту і розвитку в рамках організації.

А ще в нас крутезна команда, конкурентна винагорода (за результатами співбесіди), офіс біля Львівської площі й можливості компенсації навчання для вашого зростання.

Якщо вирішите приєднатися, то на вас очікує:

телефонна розмова з нашою HR > співбесіда з операційним директором > пропозиція співпраці, якщо ми підходимо один одному. Перші 2 місяці будуть випробувальним терміном.

Дедлайн подачі на вакансію: 31 жовтня 2024 року.

Щоб взяти участь в конкурсі, будь ласка, надішліть своє CV та мотиваційний лист на адресу [email protected] з темою повідомлення “Адміністративний асистент” із зазначеним бажаним рівнем заробітної плати.

Додатково:

– команда відділу розвитку — частина Transparency International Ukraine. TI Ukraine — представництво міжнародної організації Transparency International. Організація комплексно підходить до розробки та впровадження змін задля зниження рівня корупції в окремих сферах і має й інші команди, які працюють за своїми напрямками;
– команда відділу розвитку працює з усіма підрозділами організації, очолюється операційною директоркою і складається з менеджера з моніторингу та оцінки, менеджера з персоналу, менеджерів міжнародних зв’язків та фандрайзингу, перекладача та системного адміністратора;
– команда організації реалізує проєкти у співпраці з партнерами в Україні та поза її межами;
– найголовніше завдання для нас — забезпечувати безперебійне функціонування офісу та адміністративну підтримку команди.