Тривалість:

До 31 грудня 2019 року

Дедлайн подачі:

Квітень 24, 2019

Громадська організація “Трансперенсі Інтернешнл Україна” (далі – «TI Україна») оголошує тендер на закупівлю послуг з організації та матеріально-технічного супроводу семінарів, круглих столів, воркшопів, форумів та інших заходів.

  1. Термін надання послуг/виконання робіт: з дня підписання договору до 31 грудня 2019 року.
  2. Очікуваний результат: Підписання договору про надання послуг. Отримання послуг з організації та матеріально-технічного супроводу заходів.
  1. Обов’язкові вимоги до предмета закупівлі:
Обов’язкові кваліфікаційні вимоги до постачальника товарів або виконавця робіт та послугДокументи, які підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам
1.Наявність досвіду надання послуг матеріально-технічного забезпечення конгресів, конференцій, ділових заходів, семінарів, форумів тощоТендерна пропозиція
2.Референс-лист, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб
  • Додаток № 1 до Тендерної пропозиції: «Референс-лист, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб».
  • Рекомендаційні листи (не менше двох листів) від корпоративних клієнтів за 2017-2019 роки.
3.Інформація щодо проведених заходів за 2018-2019 рр.:

  • міжнародних та національних конгресів/конференцій – понад 100 учасників;
  • семінарів/тренінгів (в тому числі за межами м. Київ) – 30 учасників та більше
  • Додаток № 2 до Тендерної пропозиції: «Перелік та кількість проведених заходів у 2017-2019 рр.».
  • Листи-подяки/підтвердження про проведені у 2017-2019 роках заходи від 2 клієнтів з зазначенням контактної особи.
4.Право на здійснення підприємницької діяльності за законодавством України
  • Сканкопія Статуту (для юридичних осіб)
  • Документ, що підтверджує право на підписання договору.

 

Обов’язкові технічні вимоги до предмета закупівліДокументи, які підтверджують відповідність технічним вимогам
1.Оплата послуг здійснюється на умовах

  • оплати по факту, після проведення заходу та здійснення фінансової перевірки.
  • Авансовий платіж у розмірі не більше 50% можливий у разі, якщо загальний бюджет заходу перевищує 15 000 грн.
Тендерна пропозиція
2.Можливий відсоток комісійних витрат компанії залежно від загального бюджету заходу (до 10%)Тендерна пропозиція
3.Замовник оплачує проїзд, проживання, харчування менеджера провайдер-компанії під час проведення заходів по всій території УкраїниТендерна пропозиція
4.Послуги та витрати/товари, які несе Постачальник при організації заходу (закупівля, доставка, обслуговування) мають бути включені у відсоток комісійних витрат Постачальника.Тендерна пропозиція
5.Наявність гнучкої системи нарахування відсотку комісійних в залежності від загального бюджету заходуТендерна пропозиція

* До оцінювання згідно критеріям оцінки допускаються тендерні пропозиції, які відповідатимуть обов’язковим технічним та кваліфікаційним вимогам. Невідповідність хоча б одній з кваліфікаційних та технічних вимог оголошення призводить до дискваліфікації такої тендерної пропозиції.

 Критерії оцінки тендерних пропозицій та їх вагові коефіцієнти:

Критерій оцінкиВаговий коефіцієнтДокументи, які підтверджують відповідність критерію
1.Відсоток комісійних витрат Постачальника за надання послуг.50

 

Тендерна пропозиція
2.Досвід, кількість проведених заходів, рекомендації50Додаток № 1 до Тендерної пропозиції: «Референс-лист, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб».

Додаток № 2 до Тендерної пропозиції: «Перелік та кількість проведених заходів у 2017-2019 рр.»

50 – максимальний ваговий коефіцієнт за критерієм «Відсоток комісійних витрат». 

Можлива кількість балів залежно від бюджету заходу

Бюджет заходу, грнмаксимально Можлива кількість балів
10,01 – 15 000,0010
215 000,01 – 50 00025
350 000,01 – 100 00010
4100 000 –  вище5

50 –     максимальний ваговий коефіцієнт за критерієм «досвід, кількість проведених заходів, рекомендації». Оцінка буде відбуватися на підставі розрахунку середнього бала від виставлених балів членами тендерного комітету.

Додаткова інформація (заповнюється у разі необхідності):

Учасник конкурсних торгів обов’язково повинен додатково надавати інформацію у відповідності до додатків, що зазначені в оголошенні та інших документах що стосуються тендера;

Для фінансового звітування за проведені заходи виконавець повинен надавати копії первинної документації про розрахунки з третіми сторонами, а саме:

рахунок-фактура від готелів/баз; платіжне доручення; акт виконання робіт між готелем/базою та контрагентом; рахунок та /або видаткова накладна на закупівлю канцелярських товарів; прайс-листи на харчування (кава-паузи, обіди), якщо організація відбувалась контрагентом; прайс-лист на технічне та транспортне забезпечення (техніка була надана в оренду контрагентом, тренінг відбувався за містом); оригінали проїзних документів учасників (квитки).

Даний перелік не є вичерпним, вимоги до первинної документації можуть змінюватись залежно від специфіки заходів.

ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ МАЄ ВКЛЮЧАТИ В СЕБЕ:

  1. Заповнену форму Тендерної пропозиції (форма додається).
  2. «Референс-лист Додаток № 1, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб».
  3. Рекомендаційні листи (не менше двох листів) від корпоративних клієнтів за 2017-2019 роки.
  4. Додаток №2 “Перелік та кількість проведених заходів у 2017-2019 роках».
  5. Листи – подяки/підтвердження про проведені у 2017-2019 роках заходи від 2 клієнтів з зазначенням контактної особи.
  6. Листи-підтвердження від провайдерів компанії з зазначенням знижок або ексклюзивних відносин у відповідних готелях (у разі наявності).
  7. Офіційні лист-підтвердження від готелів про відповідні знижки або ексклюзивні відносини (у разі наявності).
  8. Сканкопія Статуту і витягу з протоколу про призначення керівника (для юридичних осіб).

ПОСАДОВІ ОСОБИ ЗАМОВНИКА, УПОВНОВАЖЕНІ ЗДІЙСНЮВАТИ ЗВ’ЯЗОК З УЧАСНИКАМИ ТОРГІВ

Додаткову інформацію можна отримати за телефонами: +38 044 360 52 42, в Івана Лахтіонова, е-mail: Lakhtionov@ti-ukraine.org.

ПОРЯДОК ОТРИМАННЯ ТЕНДЕРНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Форма тендерної пропозиції додана до оголошення.

Тендерні пропозиції надсилайте у електронному вигляді на адресу Lakhtionov@ti-ukraine.org з приміткою «Тендер на закупівлю послуг з організації та матеріально-технічного супроводу заходів».

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ УЧАСНИКА ТОРГІВ

  1. Учасники мають подавати пропозиції у електронному вигляді.
  2. Надані сканкопії документів мають бути розбірливими та якісними.
  3. Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
  4. Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 30 днів з дати закінчення терміну надання пропозицій.
  5. Тендерна пропозиція має бути отримана TI Україна у електронному вигляді.
  6. У разі, якщо тендерна пропозиція надійшла після спливу кінцевого терміну приймання тендерних пропозицій, то така пропозиція не приймається до оцінки.
  7. До участі у оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам Оголошення та формі тендерної пропозиції.

ТЕНДЕРНІ ПРОПОЗИЦІЇ ПРИЙМАЮТЬСЯ НА ЕЛЕКТРОННУ АДРЕСУ:

Lakhtionov@ti-ukraine.org

КІНЦЕВИЙ ТЕРМІН ПРИЙМАННЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ ВІД УЧАСНИКІВ ТОРГІВ:

24 квітня 2019 року, до 10:00 год. 00 хв. за київським часом.

РОЗКРИТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ УЧАСНИКІВ ТОРГІВ ВІДБУДЕТЬСЯ:

24 квітня 2019 року, о 12:00 год. 00 хв. за київським часом.

Додаткова інформація (заповнюється у разі необхідності):

  • Учасник конкурсних торгів обов’язково повинен додатково надавати інформацію у відповідності до додатків, що зазначені в технічних та кваліфікаційних вимогах;
  • Для фінансового звітування за проведені заходи виконавець повинен надавати копії первинної документації про розрахунки з третіми сторонами, а саме:

рахунок-фактура від готелів/баз; акт виконання робіт між готелем/базою та контрагентом; рахунок та /або видаткова накладна на закупівлю канцелярських товарів; прайс-листи на харчування (кава-паузи, обіди), якщо організація відбувалась контрагентом; прайс-лист на технічне та транспортне забезпечення (техніка була надана в оренду контрагентом, тренінг відбувався за містом); оригінали проїзних документів учасників (квитки).

Даний перелік не є вичерпним, вимоги до первинної документації можуть змінюватись залежно від специфіки заходів.

  • Може бути обрано декілька компаній, які надають послуги з матеріально-технічного забезпечення заходів, між якими будуть проводитися внутрішні тендери на підставі технічного завдання (ТЗ) для конкретного заходу.

Найбільш вигідна тендерна пропозиція визначається серед тендерних пропозицій, які відповідають умовам цього Оголошення та умовам Тендерної пропозиції, згідно критеріїв оцінки, які зазначені у тендерній пропозиції.

Визначення переможця даної процедури закупівлі відбудеться протягом 10 (десяти) робочих днів з дати відкриття тендерних пропозицій з можливістю подовження цього строку за необхідності письмового уточнення інформації, яка міститься у тендерних пропозиціях, не більше ніж на 3 (три) робочих дні.

Результати процедури закупівлі буде повідомлено всім учасникам не пізніше 5 (п’яти) робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця шляхом надсилання відповідних повідомлень учасникам тендеру поштою або електронною поштою. Результати тендеру будуть оприлюднені на сайті організації. Переможцю процедури закупівлі упродовж 5 (п’яти) робочих днів, з моменту визначення його переможцем, буде надіслане електронною поштою письмове повідомлення про акцепт його пропозиції.

TI Україна залишає за собою право вимагати від учасників конкурсних торгів (тендеру) додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень пропозицій вимогам специфікації та юридичної особи, як учасника даних конкурсних торгів.

Учасники конкурсних торгів погоджуються з тим, що TI Україна не повертає матеріали, подані на будь-якій стадії проведення конкурсних торгів.

Результати

УчасникЗапропонований учасниками відсоток комісійних витрат за надання послуг залежно від бюджетуКількість балів за відсоток комісійних витратКількість балів за досвід, кількість проведених заходів, рекомендаціїЗагальна кількість балів
0,01–15 000 грн15 000,01 – 50 000 грн50 000,01 – 100 000 грн100 000 –  вище грн
ФОП Шутий Максим Васильович1055435,7536,6772,42
ФОП Коновалов Денис Вікторивич998524,0523,3347,38
ТОВ «КАШТ ІВЕНТ СЕРВІС»543,5350,0020,0070,00
ФОП Тимченко Тимофій Михайлович555440,7533,3374,08
ФОП Усенко Валентина Анастасіївна5554,540,3336,6777,00

Відповідно до умов Оголошення про проведення процедури закупівлі та кількості набраних балів було визначено два переможця. За результатами оцінки поданих тендерних пропозицій переможцями було визначено ФОП Усенко Валентину Анастасіївну – 77,00 балів та ФОП Тимченко Тимофія Михайловича – 74,08 балів.

Форма тендерної пропозиції