Для зручності, знайдені проблеми було згруповано відповідно до сфери або етапу якого стосується наведена проблема:
Важливо зазначити, що цей розділ не ставить за мету пропонувати рішення щодо наведених проблем, а лише демонструє перешкоди, які вже існують і впливають на роботу ЦЗО в даний момент.
Проблеми, які виникають на етапі від формування потреби до оголошення закупівлі на Prozorro
Відповідно до Постанови КМУ замовники, які зобов 'язані здійснювати закупівлі через централізовану закупівельну організацію, подають інформацію про потребу в закупівлі протягом 10 робочих днів з дня надходження від ЦЗО запиту на потреби у спосіб, визначений регламентом.
Згідно з регламентом ДУ Професійні закупівлі, замовник може направити відповідь на запит у вигляді паперового листа, чи листом на електрону адресу ЦЗО.
Більші витрати часу ЦЗО і замовників для збору потреб та більша ймовірність виникнення помилки при перенесені даних/зведенні потреб в одному місці
В регламенті ДУ «Професійні закупівлі» зазначено, що замовник після отримання листа від ЦЗО протягом 10 днів має подати потребу шляхом надсилання листа фізичною або електронною поштою, з чого виходить, що ЦЗО має обробити різні по формі, формату та змісту документи, щоб консолідувати потребу.
ЦЗО та замовники спілкуються та передають документи одне одному по електронній пошті та іншими засобами зв 'язку. КУ «Фонд підтримки підприємництва» СОР підтвердило, що у разі допущення помилок при публікації плану (наприклад, зазначення іншого ЦЗО) ЦЗО отримує спочатку підтвердження про публікацію замовником плану, потім перевіряє в себе, чи відмічено їх як ЦЗО, виявляє помилку, повідомляє замовнику і той редагує план. Усе це відбувається в переписці поштою та засобами мобільного зв'язку.
ДП «Медичні закупівлі» було зазначено, що виділення більшого часу та зусиль на збір потреб та їх подальше зведення в одному місці для центральних закупівельних організацій та замовників призводить до збільшення витрат часу закупівлі і підвищує ймовірність виникнення помилок при перенесенні даних. Це може призводити до того, що закупівля може виявитись не актуальною або зайвою, а також можуть виникнути проблеми зі зведенням потреби, зібраної вручну з закладів охорони здоров'я, з процесом закупівлі у системі Prozorrо. Ці обмеження впливають на аналітику та відстеження закупівель, адже немає автоматизованого способу з'єднати всі дані, що створює додаткові труднощі у визначенні реальних потреб та контролі за процесом закупівлі.
За умовами регламентів ЦЗО, замовники можуть передавати потреби до четвертого кварталу включно. Так, згідно з пунктом 4 розділу ІІ Регламенту ЦЗО ДУ «Професійні закупівлі», замовник повинен забезпечити передачу рядку річного плану не пізніше 10 листопада року, в якому заплановано фінансування потреби.
Це означає, що нові потреби можуть передаватись впродовж усього року. Наприклад, КУ «Фонд підтримки підприємництва» СО зазначила, що лише 20 установ зі 120 на початок 2023 року передали річні плани. Решта передає плани впродовж року.
Згідно з даними Prozorro, у 2023 році про 80% закупівель, що має провести ЦЗО, ЦЗО дізнається у той самий місяць, коли має оголосити закупівлю по відповідному пункту плану. При цьому запити на проведення закупівлі надходять до ЦЗО протягом усього року.
Затягування строків, що потрібні на задоволення потреби, оскільки якщо ЦЗО прийняло рішення закуповувати товар для всіх замовників шляхом проведення однієї закупівлі, то закупівлю можна оголосити лише тоді, коли зібрали потреби зі всіх замовників.
ДУ «Професійні закупівлі» проводило агреговану закупівлю для 6 замовників. Дата оголошення закупівлі — 14 жовтня. Дата публікації плану першого замовника — 30 серпня, а останнього — 12 жовтня. При цьому двоє замовників в плані вказали орієнтовну дату початку процедури «вересень 2021». Між подачею першого та останнього плану пройшло 43 дня, а між публікацією останнього плану та оголошенням закупівлі всього 2 дні.
Якщо ж замість однієї закупівлі однотипного товару на всіх замовників ЦЗО оголошує закупівлі під кожен запит, це потребує значно більших витрат часу фахівців ЦЗО.
ДУ «Проф. закупівлі» у 2021 році оголосили щонайменше 62 лота на закупівлю електроенергії.
ЦЗО не можуть нормально спланувати роботу і можуть не встигнути опрацювати запити та провести закупівлі у випадку, якщо замовники передадуть багато потреб одночасно.
Згідно з даними Prozorro, у 2023 році 26,5% тендерів ЦЗО в інтересах замовників оголошено із запізненням більше ніж на 14 днів від запланованої дати оголошення.
Серед замовників КУ «Фонд підтримки підприємництва» СО лише 20 установ зі 120 на початок 2023 року опублікували річні плани, що означає, що ЦЗО має або запитувати про потребу в замовників самостійно (витрачаючи час та ресурс на надсилання листів та телефонні дзвінки), або чекати, допоки замовники не подадуть потребу. Таким чином загальні витрати часу на те, щоб зібрати потребу замовників, зростає.
Згідно з даними системи Prozorro, у 2021 році на листопад та грудень припадає 19,6% всіх оголошених ЦЗО лотів (із датою дії договору згідно з тендера протягом 2021 року), а на жовтень — 31%. Фактично, 50,6% закупівель оголошувались у останньому кварталі року.
Проблеми, які виникають через те як наразі регламентовано і побудовано процес взаємодії між ЦЗО та замовниками
«ЦЗО Івано-Франківської обласної ради» зазначала, що понад половина замовників взагалі не передають потреб та ігнорують свій обов'язок купувати через ЦЗО.
Зниження ефективності та цінності ЦЗО, оскільки більшість ЦЗО створювалися, укомплектовувалися та фінансувалися для забезпечення потреб визначеної кількості замовників (щонайменше).
Замовники організовують окремі закупівлі замість того, щоб ЦЗО провела одну закупівлю, що гіпотетично збільшує операційні витрати (підготовка тендерної документації, кваліфікація переможця, відповіді на запитання) та впливає на кінцеву ціну. Так, у 2021 році щонайменше 4 замовники ДУ «Професійні закупівлі» (МВС, ДАСУ, ДКСУ, Мін'юст) оголосили 15 тендерів за процедурою відкритих торгів на суму очікуваної вартості понад 16 млн грн на закупівлю за кодом 09310000—5 Електрична енергія, хоча закупівлі за цим кодом мали б проводитися ЦЗО, відповідно до Постанови КМУ №846.
Якщо ж замість однієї закупівлі однотипного товару на всіх замовників ЦЗО оголошує закупівлі під кожен запит, це потребує значно більших витрат часу фахівців ЦЗО.
Не досягається виконання регіональної цільової програми КП Івано-Франківської обласної ради «Централізована закупівельна організація Івано-Франківської обласної ради» щодо досягнення результатів у вигляді забезпечення економії бюджетних коштів, зменшення замовникам витрат на проведення закупівель із одночасним збереженням якості товару, що закуповується, тощо через передачу закупівель від замовників до ЦЗО.
Якщо замовник не звертається до ЦЗО, то УО замовника виконує роботу, яку вже було профінансовано бюджетом (державним, міським, обласним) УО ЦЗО. Фактично відбувається подвійне фінансування одних і тих же функцій та перевитрати бюджету.
Обов'язки ЦЗО випливають з положень ст. 11 Закону України «Про публічні закупівлі» та закріплені в регламентах взаємодії ЦЗО з замовниками. Так, на ЦЗО покладається обов'язок щодо публікації інформації про закупівлі в електронній системі закупівель, що також стосується відомостей:
При цьому щодо наведених даних ЦЗО є залежними від замовника, оскільки фактично не є розпорядниками інформації, але несуть відповідальність за її розміщення.
Необхдіність відміняти закупівлю і проводити заново через неможливість усунення порушень (дотримання строків).
ДУ «Професійні закупівлі» були змушені відмінити закупівлю через виявлені порушення законодавства в сфері публічних закупівель, а саме порушення строків укладання договору, зазначених у частині 6 ст. 33 Закону.
ЦЗО є відповідальними за організацію проведення тендеру й залучені в процес задоволення потреби від моменту передачі від замовника пункту плану. ЦЗО готує тендерну документацію, оголошує закупівлю, визначає переможця, розміщує інформацію про договір та додаткові угоди. Тобто ЦЗО не задіяні в процес формування технічного завдання та етап виконання договору, що випливає як із визначення процесу закупівлі (ст. 11 Закону України «Про публічні закупівлі»), так і з регламентів ЦЗО
Відповідно до регламенту, «ЦЗО» Дніпровської міської ради може відмовити у проведенні закупівлі у двох випадках:
Зростає ймовірність того, що закупівля не залучить достатню кількість учасників, на неї будуть подані запитання чи скарги, оскільки саме від технічного завдання, правильно визначених термінів поставки і очікуваної вартості залежить успіх закупівлі.
В процедурі, оголошеній ЦЗО, замовником було визначено предмет закупівлі — соняшникове лушпиння, яке закуповували як засіб опалення, а не харчовий продукт. Орган моніторингу виявив порушення, що стосується визначення предмету закупівлі. В роз'ясненнях ЦЗО було зазначено, що замовником-ініціатором закупівлі в річному плані було зазначено придбання Лушпиння соняшникового гранульованого, передбачене саме за кодом ДК 021:2015:09110000—3 Тверде паливо. Враховуючи, що саме замовником-ініціатором закупівлі визначається код ДК закупівлі, у КП «ЦЗО» ДМР були відсутні підстави на зміну коду з ДК.
Потенціал ЦЗО не використовується на повну. Наприклад, категорійні менеджери ЦЗО краще знаються на особливостях ринку щодо конкретних позицій та технічних вимог до них, а також краще орієнтуються у формуванні очікуваної вартості.
Відповідно до законодавства та регламентів, на УО замовника лягає відповідальність з:
Сумський обласний онкологічний центр зазначив, що технічне завдання та проєкт договору розробляє замовник під кожен предмет закупівлі. Крім того, замовник заповнює план закупівлі, в якому зазначає кожну номенклатурну позицію предмета закупівлі, а ЦЗО, по суті, копіює інформацію щодо предмета закупівлі та вставляє в свою стандартну тендерну документацію. Те саме стосується проєкту договору замовника. Окрім того, УО має стежити за перебігом тендеру, оскільки траплялися ситуації, коли ЦЗО не повідомляла Замовника про те, що закупівля не відбулась.
УО вимушені стежити за всім перебігом закупівлі, оскільки не певні в тому, що ЦЗО вчасно повідомить про наявність проблем, неуспішність чи скасування.
Сумський обласний онкологічний центр зазначив, що наразі УО установи має слідкувати за перебігом тендеру, оскільки були ситуації, коли ЦЗО не повідомляє замовника про те, що закупівля не відбулася. Це впливає на планування закупівель замовником, розуміння, як швидко буде задоволена потреба.
З'являються додаткові процеси чи ускладнюються існуючі, що збільшує навантаження на замовника.
У представника замовника в закупівлі, що проводить ЦЗО, немає прямого доступу до закупівлі на Prozorro, тому публікація будь-яких документів, відповідей тощо, потребує попередньої передачі їх ЦЗО офіційним листом для подальшої публікації.
Те, що раніше вирішувалось телефонним дзвінком чи у внутрішній системі документообігу (наприклад, погодження з ініціатором закупівлі відповіді на вимогу/питання/моніторинг), тепер потребує більш офіційних і довших погоджень.
Згідно з регламентом КП «Централізована закупівельна організація» Дніпровської міської ради, після публікації плану замовники мають передати на ЦЗО заявку на проведення закупівлі, чого не мали б робити в разі, якби купували самі.
Відповідно до положень п. 21 Постанови КМУ № 1216, замовник має сформувати та направити на ЦЗО річну потребу в строк до 10 днів з моменту звернення ЦЗО.
ЦЗО майже не зменшує витрати замовника на проведення закупівель, оскільки замовник однаково змушений тримати людину, що виконує більшість функції, які покладені на УО.
На УО замовника НПА та регламентами ЦЗО покладається велика кількість функцій.
В рамках Закону немає механізму оперативного запобігання порушенням законодавства на етапі виконання договорів у закупівлях ЦЗО
У закупівлі, проведеній ЦЗО, за висновком ДАСУ, було виявлено порушення, здійснене ЦЗО. Відповідно до висновку ДАСУ, ЦЗО необхідно забезпечити:
Фактично на ЦЗО покладена відповідальність за те, на що він не має впливу. А в замовника відсутні причини розривати договір.
У закупівлі КП «Централізована закупівельна організація» Дніпровської міської ради у висновку моніторингу встановлено вчинення порушень замовником-ініціатором (безпідставна зміна істотних умов укладеного договору), але моніторинг та запити були спрямовані до ЦЗО, оскільки лише на організатора закупівлі в системі Prozorro може бути розпочато моніторинг.
ЦЗО не задіяні на етапі виконання договору, що випливає як із визначення процесу закупівлі (ст. 11 Закону України «Про публічні закупівлі»), так і з регламентів ЦЗО.
Відсутні стимули ЦЗО обрати постачальника, що буде відповідати кваліфікаційним критеріям, оскільки ЦЗО не несе відповідальності за проблеми на етапі виконання договорів (недоброчесність постачальника тощо).
У березні 2021 року ДУ «Професійні закупівлі» проводили закупівлю палива в інтересах ДАСУ. Моніторингом ДАСУ в указаній закупівлі було знайдено порушення, ЦЗО було ухвалене рішення оскаржувати висновок ДАСУ в суді. В результаті закупівлі було укладено договір із постачальником, із яким ДАСУ наразі судиться через недобросовісне виконання договірних зобов'язань.
ДУ «Професійні закупівлі» закуповували паливо для держекоінспекції. У зазначеній закупівлі органом моніторингу було виявлено порушення щодо незаконного рішення ЦЗО стосовно вибору переможця. Основою проблемою, на думку ДАСУ, було те, що учасник (визнаний переможцем) не надав відомості, що підтверджують право власності та/або партнерських відносин із АЗС щодо предмета закупівлі. ЦЗО ухвалило рішення про оскарження висновку моніторингу в суді. За результатами закупівлі було укладено договір, який в результаті було розірвано через непостачання товарів
Відсутні стимули у ЦЗО, щоб тендерна документація була прописана так, щоб замовник отримав постачальника, який виконує замовлення та з яким не буде проблем. Відповідно на виході може отримати проблемного постачальника чи отримає не те, що було потрібно.
Наразі основна ціль ЦЗО — вибрати постачальника замовнику. Що менше вимог і до товару, і до учасника буде прописано в тендерній документації, то легше ЦЗО досягнути поставленої цілі. Крім того, замовники зобов'язані закуповувати саме через ЦЗО.
Проблеми, які виникають через неузгодженість у нормативних документах, що регламентують роботу ЦЗО.
Відповідно до положень ч. 2 ст. 17 Закону України «Про публічні закупівлі», замовник може прийняти рішення про відмову учаснику в участі в процедурі закупівлі та може відхилити тендерну пропозицію учасника в разі, якщо учасник процедури закупівлі не виконав свої зобов'язання за раніше укладеним договором про закупівлю з цим самим замовником, що призвело до його дострокового розірвання, і було застосовано санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків — протягом трьох років з дати дострокового розірвання договору. Однак ЦЗО не є стороною договору, а отже не стикається із невиконанням договору відібраного ним постачальника.
Зростає ризик невиконання договору, адже замовник, змушений підписати договір із постачальником, який раніше вже не виконував вимог договору, та був би дискваліфікований у разі, якби закупівлю проводив замовник самостійно, а не ЦЗО.
В практиці ДУ «Професійні закупівлі» є щонайменше 10 закупівель на придбання палива, в яких участь брало ТОВ «КОНДОР ЛОГІСТИК». У наведених закупівлях є непоодинокі випадки, де замовники розірвали договір через невиконання постачальником умов договору (Держаудитслужба наразі судиться з цим постачальником). ЦЗО, в разі якщо цей недоброчесний постачальник знову подасть свою пропозицію на закупівлю, не зможуть її відхилити на основі попереднього досвіду невиконання постачальником договору.
Департамент фінансової політики Дніпровської міської ради підтвердив, що в ситуації відміни тендеру замовники зобов'язані повторно звернутися до ЦЗО в порядку, встановленому регламентом взаємодії. При цьому Міністерство економіки в своєму роз'ясненні зазначило, що якщо централізованою закупівельною організацією проведено тендер в інтересах замовників, які зобов'язані здійснювати закупівлі через ЦЗО, та такий тендер двічі відмінено, можливість застосування переговорної процедури закупівлі, відповідно до умови, визначеної п. 1 ч. 2 ст. 40 Закону, в замовника відсутня, оскільки тендер було проведено та відмінено саме централізованою закупівельною організацією.
Є ризик, що потребу замовника не буде закрито вчасно або взагалі не буде закрито у випадку, якщо учасників, які взагалі зацікавлені в постачанні, менше ніж два.
Відповідно витрачається час та ресурс на переоголошення тендерів замість укладання прямої угоди.
Департамент гуманітарної політики ДМР, починаючи з 17.04.2023 року 6 разів поспіль не зміг купити через ЦЗО газ, оскільки було недостатньо пропозицій. Виходячи з даних системи Prozorro, станом на 05.07.2023 року потребу досі не задоволено. В разі, якщо замовник купував би сам, то міг би укласти прямий договір приблизно протягом 8 днів (відкриті торги з особливостями — 7 днів на подачу, в разі, якщо ніхто не подався — може укласти пряму угоду).
Закон України «Про публічні закупівлі» та інші НПА не містять прямого визначення агрегованих закупівель і порядку проведення таких процедур.
Виникає питання щодо законності агрегованих закупівель і договірних відносин, що випливають з них, адже Закон України «Про публічні закупівлі» чітко регламентує можливі процедури публічних закупівель, і «агрегованих закупівель» у Законі немає. Нормативно неврегульовані питання реєстрації угод у Казначействі за результатами агрегованих закупівель.
Реєстрація договору в Казначействі має бути проведена не пізніше 7 днів з моменту укладання договору, а при реєстрації договору замовник має вказати посилання на завершену закупівлю, по якій був підписаний цей договір. Проте якщо в ЦЗО є агрегована закупівля з кількома замовниками, то кожен договір може бути укладено в різні строки, а закупівля стає завершеною лише в момент, коли буде опубліковано останній договір. Відповідно може бути ситуація, коли вже пройшло понад 7 днів із моменту укладання договору, але закупівля ще не набула статусу «Завершено»
Під «потребою» (Абзац другий п. 21 Постанови КМУ № 1216 від 27.12.2018) різні сторони можуть розуміти як «скільки реально потрібно цього року», так і «скільки планують закупити за наявні кошти» (хоча може бути потрібно значно більше). Наприклад, у таких випадках ДП «Медичні закупівлі» використовують різні терміни для позначення цих сутностей — «100% потреба» і «загальна потреба згідно з квотою» (на скільки є фінансування).
Затрати часу як замовника, так і ЦЗО на збір і опрацювання інформації, яку незрозуміло як правильно інтерпретувати.
Приклад 1. Замовнику реально треба 100 ноутбуків, в нього є кошти на закупівлю лише 50 ноутбуків. Якщо замовник сприйняв «надішліть потребу» як те, скільки би він хотів, щоб у нього було, тоді на запит по збору потреби замовник надішле ЦЗО число 100.
Приклад 2. Замовнику для його діяльності потрібно на рік 100 тонн муки. В нього є в наявності 90 тонн муки. Якщо замовник сприйняв «надішліть потребу» як те:
Порівняння лотів, що були оголошені в період з 01.06.2022 — 26.06.2023, виявило:
ЦЗО має залучати додаткові ресурси для того, щоб залучати принаймні таку ж кількість учасників, як зараз залучає ЗЦП
У топ-10 класів CPV ЦЗО (по кількості оголошених лотів) показник кількості учасників на лот у закупівлях Prozorro Market більший від закупівель ЦЗО у 1,5 — 3 рази.
Зауваження!На наведену вище статистику можуть впливати наступні факти:
Замовник отримає договір через ЦЗО значно пізніше, ніж за альтернативного методу. Оскільки поточні методи закупівлі, що доступні ЦЗО, значно довші (сама тривалість + попереднє погодження) і мають більший шанс на те, що так і не буде підписаний договір.
По всіх вказаних класах CPV показник учасників на лот в Prozorro Market вище за аналогічний показник у ЦЗО. По 6 з 10 вказаних класів відсоток успішності лотів у Prozorro Market вищий за показник ЦЗО.
По таких класах, як: Овочі, фрукти та горіхи, Офісне устаткування та приладдя різне, Медичні матеріали, Медичне обладнання та вироби медичного призначення різні, Нафта і дистиляти, М'ясо — всі показники Prozorro Market є вищими, ніж показники ЦЗО.
Зауваження!Наразі у Prozorro Market є невирішені проблеми щодо кваліфікації учасників. Наприклад, ДУ «Професійні закупівлі» в публічній площині заявляло про те, що не перевіряє наявність російського сліду в постачальників, яких вони кваліфікують до маркету. А замовникам взагалі заборонено укладати договори з такими постачальниками.
ЦЗО, готуючи ТД, кваліфікуючи замовників, здійснюють роботу, яка вже була виконана раніше.
Постановою КМУ № 1216 у п. 17 врегульовано питання обсягу винагороди за послуги ЦЗО (для обов'язкових закупівель ЦЗО) у вигляді відсотку від суми укладеного договору. Однак із тексту Постанови неможливо визначити, чи мають ЦЗО використовувати зазначений у Постанові відсоток від суми договору як базу оподаткування чи як гранично можливу суму, що замовник має сплатити ЦЗО.
Ризик порушення Закону з боку ЦЗО.
З 09.06.2023 КП «ЦЗО» ДМР стало платником ПДВ в порядку ст. 181 ПКУ.
КП «ЦЗО» ДМР запросило індивідуальну податкову консультацію, з якої випливає, що «базою оподаткування ПДВ, відповідно до п. 188.1 ст. 188 та п. 189.4 ст. 189 р. 5 ПКУ, у вашому випадку буде сума отриманої винагороди…».
Тобто ЦЗО повинна на відсоток винагороди додати ще 20% від зазначеної суми як розмір ПДВ.
Проте зазначене суперечить нормі п. 17 Особливостей створення та діяльності централізованих закупівельних організацій, затверджених Постановою КМУ від 27.12.2018 року № 1216 (із змінами), яким визначено, що «…винагорода централізованій закупівельній організації за організацію та проведення тендеру здійснюється замовником у разі, коли проведення тендерів в інтересах такого замовника зазначеною організацією не є обов'язковим, у розмірі, що не перевищує…» 3%, 2%, 1% або 0,5% залежно від суми договору.
Ризик переплат замовника за послуги ЦЗО.
Проблеми, які виникають через відсутність або неналежну роботу типів методів закупівлі, технічних рішень у системі Prozorro, які використовують ЦЗО у своїй роботі.
Така можливість не передбачена чинним законодавством, що регулює сферу закупівель.
Витрати часу на повторну кваліфікацію одних і тих же учасників для кожної аналогічної закупівлі.
ДУ «Професійні закупівлі» у 2021 році оголосили щонайменше 62 лоти на закупівлю електроенергії, на які подавалися 23 унікальні учасники, 15 з яких були на торгах щонайменше двічі. Учасник із кодом 41427817 подавався на 32 лоти.
Витрати часу на організацію повноцінних відкритих торгів/відкритих торгів англійською мовою (оголошення, проведення роботи з ринком, замовниками, АМКУ).
ДУ «Професійні закупівлі» у 2021 році оголосили щонайменше 62 лоти на закупівлю електроенергії. При цьому потреба в електроенергії виникає в замовників рік від року, тож замість того, щоб проводити велику кількість процедур на один і той самий предмет закупівлі, значно доцільніше було б створити одну відкриту рамкову угоду на декілька років.
Більша тривалість від оголошення закупівлі до підписання договору.
У 2021 році медіана тривалості закупівлі за 2 етапом рамкової угоди складала 14 днів, натомість для відкритих торгів цей показник дорівнював 38 днів, а для євроторгів — 70 днів.
Згідно з положеннями ст. 4 Закону України «Про публічні закупівлі», а також регламентів ЦЗО, замовник при публікації пункту плану самостійно визначає очікувану вартість.
У разі агрегації закупівлі частина замовників буде змушена відмовитись від підписання договору, оскільки в результаті закупівлі буде отримана ціна, що вища за плановану ними очікувану вартість.
Проводилася агрегована закупівля, в результаті якої один із замовників не підписав договір, оскільки ціна за одиницю товару, а саме кіловат-годину енергії в пропозиції постачальника складала 5,22 грн, а запланована замовником ціна складала 5,08 грн. Тобто сума договору для такого замовника перевищувала очікувану вартість.
У разі, якщо в агрегованій закупівлі один із замовників матиме питому вагу від замовлення і визначатиме очікувану вартість за одиницю товару значно нижче за інших замовників, це може призвести до того, що жоден учасник не подасть на тендер свою пропозицію, оскільки очікувана вартість такої закупівлі була б нижча за мінімальну фінальну пропозицію учасника (приклад).
ЦЗО, особливо ті, які мають категорійників, можуть значно швидше визначити реальну ціну за одиницю товару, ніж замовники, які проводять подібні закупівлі раз на рік чи рідше.
На закупівлю можуть не прийти учасники, якщо хоча б один замовник некоректно визначив (занизив) очікувану вартість у агрегованій закупівлі.
Додаткові витрати часу для Замовника з підготовки закупівлі.
Можливість порушення вимог Закону з боку ЦЗО.
Дані системи Prozorro підтверджують наявність випадків, коли ЦЗО купувала в інтересах інших замовників, при цьому в системі Prozorro в полі «Покупці» зазначена сама ЦЗО, а договір укладений між постачальником і третьою особою, а закупівлю було проведено за типом методу процедури «Звітування про укладений договір Covid19».
За даними ДП «Прозорро» наразі в системі відсутня технічна можливість проведення другого етапу агрегованих рамкових угод. Також ця можливість не прописана в поточному законодавстві.
ЦЗО витрачає час на організацію агрегованих рамкових закупівель, не знаючи, що другий етап рамкової закупівлі технічно неможливо провести.
В системі Prozorro не вдалося виявити агреговані рамкові угоди, що успішно завершилися на першому етапі. При цьому є неуспішні агреговані рамкові закупівлі (приклад 1, приклад 2, приклад 3). Тому наразі неможливо підтвердити чи спростувати наведенну проблему.
Зростання витрат часу на проведення закупівель.
Замість того щоб провести 1 агреговану рамкову закупівлю, ЦЗО мають укладати та адмініструвати декілька рамкових угод для кожного замовника окремо.
Проблеми, що пов'язані із закупівлею одразу для кількох замовників у рамках однієї закупівлі.
Учасники вимушені переплачувати за участь у агрегованих закупівлях у разі, якщо хтось (але не всі) із замовників відмовиться підписувати договір.
Проводилася агрегована закупівля в інтересах 3 замовників. Очікувана вартість склала 1 103 300 грн, що означає, що, згідно з тарифами, для участі в закупівлі із очікуваною вартістю понад 1 млн кожен учасник мав сплатити 1700 грн. В результаті закупівлі лише 2 замовники підписали договір, тож фактична очікувана вартість (відповідно до планів, опублікованих замовниками) складала менше 1 млн грн, а для таких закупівель плата за участь становить 510 грн. Тобто учасник «переплатив» 1190 грн.
Проводилася агрегована закупівля в інтересах кількох замовників на закупівлю великої кількості різних товарів. У разі успішності лота та зниження ціни під час аукціону на товари лише для одного замовника виникає ризик, що всі інші замовники отримають ціни вище очікуваної вартості або зіткнуться з нерівномірним розподілом знижок на товари (приклад).
Втрати учасника через значно нижчі обсяги (на нижчих обсягах для нього собівартість одиниці може бути суттєво вищою, ніж та, що він запропонував для більших обсягів).
Зниження конкуренції або відсутність пропозицій через небажання учасників подавати свої пропозиції.
У законодавстві не регламентовано, як мають розподілятися ціни між замовниками в агрегованій закупівлі.
Якщо закуповується кілька предметів лоту, виникає проблема з розподілом вартості за кожен предмет.
Проводилася агрегована закупівля в інтересах кількох замовників на закупівлю великої кількості різних товарів. У разі успішності лота та зниження ціни під час аукціону на товари лише для одного замовника виникає ризик, що всі інші замовники отримають ціни вище очікуваної вартості або зіткнуться з нерівномірним розподілом знижок на товари (приклад).
КП «Централізована закупівельна організація» Дніпровської міської ради проводила агреговану закупівлю в інтересах 44 замовників.
Якщо буде обраний один постачальник одразу для всіх замовників центральних органів виконавчої влади, міської ради, обласної ради, і якщо обраний постачальник є ненадійним, тоді робота всіх замовників цього державного органа може бути паралізована.
У практиці ДУ «Професійні закупівлі» є щонайменше 10 закупівель, на придбання палива в яких участь брало ТОВ «КОНДОР ЛОГІСТИК». У наведених закупівлях є непоодинокі випадки, де замовники розірвали договір через невиконання постачальником його умов (Держаудитслужба наразі судиться з цим постачальником).
У разі невиконання постачальником зобов'язань всі замовники будуть змушені очікувати проведення нової процедури для задоволення потреби, що означає додаткові витрати часу. Приміром, у 2021 році медіана тривалості закупівлі відкритих торгів дорівнювала 38 днів, а для євроторгів — 70 днів.
Проблеми, які виникають через зовнішні фактори впливу й ускладнюють роботу та розвиток ЦЗО.
ДУ «Професійні закупівлі» створювалися для проведення закупівель в інтересах визначеного (щонайменше) кола замовників, на що закладаються відповідні кошти в бюджеті.
Згодом ЦЗО позбавили цієї функції, а разом з тим і фінансування. У 2023 році їм знову повернули функцію зі здійснення закупівель в інтересах інших замовників як і фінансування на цю діяльність.
«ЦЗО Івано-Франківської обласної ради» зазначено, що наразі ЦЗО бракує коштів для того, щоб забезпечити штат зарплатою та найняти необхідних спеціалістів — юристів.
Обмежує здатність до планування та розвитку на довгостроковій основі.
ДУ «Професійні закупівлі» до війни відповідали за закупівлі в інтересах інших замовників і відповідно планували розширення, залучення кадрів під цей напрям. Потім ці закупівлі забрали, і вони перекваліфікувалися на розвиток каталогів. У травні 2023 року до ДП повернули закупівлі в інтересах замовників, і їм треба було переформатовувати свою структуру та наймати необхідних людей.
Може вплинути на залучення та утримання кваліфікованих фахівців у ЦЗО
У 2019-2021 роках з ДУ «Професійні закупівлі» пішла велика кількість працівників через відсутність коштів на оплату праці.
ДП «Медичні закупівлі України» зазначили, що насамперед через війну та інфляцію зарплати ДП вже не такі конкурентні, як були раніше. Наразі в Україну заходять міжнародні донори, що пропонують більші зарплати. І за поточного рівня зарплат дуже важко втримати і мотивувати необхідних спеціалістів.
Замовники «ЦЗО Івано-Франківської обласної ради» вказували, що звертались до цього ЦЗО щодо передачі закупівлі медичних виробів та ліків, але дана ЦЗО наразі не займається цією категорією товарів.
ЦЗО не зможе опрацювати запити на закупівлі всіх типів предметів закупівлі, через відсутність необхідних спеціалістів у цій категорії.
Замовники ЦЗО самі проводять закупівлі, на які в них був запит до ЦЗО.
Рішенням Сумської обласної ради визначено, що Сумський обласний клінічний онкодиспансер здійснює закупівлі, пов'язані з роботою лінійного прискорювача за погодженням з головою облради без залучення ЦЗО.
Відсутність достатньо кваліфікованих кадрів прямо впливає на спроможність ЦЗО виконувати свої функції (наприклад, необхідна робота кваліфікованого юриста для представлення інтересів замовника в разі оскарження рішення АМКУ чи викладення позиції щодо скарги, яка розглядається АМКУ)
Сумський обласний клінічний онкодиспансер бере участь у кваліфікації постачальників, оскільки має більші фахові знання щодо товарів та послуг, які є предметом закупівлі.
п. 12 Постанови «Про особливості створення та діяльності централізованих закупівельних організацій» визначає занадто формальні критерії ЦЗО, а саме:
Міністерство економіки витрачає час на процес, який суто формальний і не гарантує кваліфікованість ЦЗО.
З інтерв'ю «ЦЗО Івано-Франківської обласної ради» стало відомо, що в штатному розкладі організації немає юриста, що є вельми необхідним спеціалістом з огляду на особливості роботи ЦЗО — часті зміни законодавства, робота з контролюючими органами, підготовка тендерної документації та проєктів договорів.
Замовники «ЦЗО Івано-Франківської обласної ради» вказували, що звертались до цього ЦЗО щодо передачі закупівлі медичних виробів та ліків, але дане ЦЗО наразі не займається цією категорією товарів.
Відповідно до дослідження Проєкту підтримки реформи публічних закупівель в Україні, на момент інтерв'ювання в Дніпровської ЦЗО було лише три УО, що свідчить про те, що Міністерство економіки не контролює подальші зміни в структурі ЦЗО та їхню відповідність мінімальним критеріям.
Замовники та ініціатори створення ЦЗО не можуть планувати свою діяльність щодо розвитку особистих закупівельних спроможностей.
На заході, присвяченому впровадженню ЦЗО, один із замовників заявив про те, що зараз не розуміє, що робити — чи навчати необхідну кількість УО (і витрачати на це час, змінювати штатний розпис), чи поки потерпіти і дочекатись, коли прийде ЦЗО.
Кабінет Міністрів України вніс зміни, згідно з якими заклади охорони здоров'я зобов'язані купувати деякі ліки та медичні вироби через електронний каталог Prozorro Market. Повний перелік цих товарів міститься за посиланням.
ЦЗО буде змушена проводити відкриті торги чи відкриті торги з особливістю на невеликі суми, оскільки загальна потреба замовників в лікарських засобах може бути вища за поріг, але більшість цієї суми буде припадати на закупівлі через каталог. Відповідно зростає ризик того, що закупівля не відбудеться.
Згідно з даними системи Prozorro у 2021 році, відсоток неуспішних лотів за групою CPV 336 (лікарські засоби) у відкритих торгах та євроторгах до 50 тис. грн дорівнював 62%. Натомість на таких самих торгах на суму >50 тис. грн відсоток неуспішних лотів — 30,1%. Тобто є велика ймовірність того, що на ЦЗО будуть передаватись завідомо неуспішні закупівлі.
Замовники стають перед вибором, чи порушувати Постанову чи регламент.
Відповідно до Рішення Сумської обласної ради, лікарські засоби віднесені до закупівель, що замовники ЦЗО зобов'язані проводити через ЦЗО, натомість, відповідно до останніх запроваджених КМУ змін, заклади охорони здоров'я зобов'язані купувати деякі ліки та медичні вироби через електронний каталог Prozorro Market.
Щонайменше двоє з ініціаторів створення ЦЗО в особі обласних рад не змогли знайти серед своїх фахівців особу, яка б могла відповісти на запитання щодо діяльності ЦЗО та розказати про цілі, заради яких було створено ЦЗО в їхній області.
Жоден ініціатор створення ЦЗО до якої ми звертались, не має сталої системи оцінки діяльності ЦЗО та практики систематичної оцінки роботи власних ЦЗО.
Проблеми ЦЗО не вирішуються, є розфокусування, через те що влада та ініціатори створення ЦЗО не ставлять конкретних цілей, яких хочуть досягти, використовуючи ЦЗО.
Обмежений бюджет. Відсутність достатнього фінансування з боку центральної влади обмежує можливості ЦЗО в залученні кваліфікованих спеціалістів, вдосконаленні інфраструктури, впровадженні нових технологій та розвитку інших необхідних аспектів їхньої роботи. Фактично в такій ситуації ЦЗО має думати про те, як вижити, а не про те, як розвиватися.
Відсутність правової бази. Відсутність політичної волі для розвитку центральних закупівельних організацій призводить до відсутності необхідного законодавчого забезпечення, яке регулювало б їхню діяльність. Це може призводити до невизначеності, відсутності чітких правил та процедур, що сприяє неефективності та можливості виникнення корупційних ризиків.
ДУ «Професійні закупівлі» є адміністратором Prozorro Market та багато сил і часу поклала саме на розвиток цього механізму. При цьому ЦЗО не може купувати своїм замовникам товари в Prozorro Market, незважаючи на те, що в багатьох випадках це могло б заощадити час та кошти і бути ефективнішим механізмом задоволення потреби.
На сьогодні для жодного ЦЗО не існує KPI, по яких можна було б оцінити ефективність роботи та досягнення ЦЗО поставлених задач, власне, як і не сформовані чіткі задачі (є тільки опис функцій).
Всі ЦЗО фактично фінансуються за рахунок бюджету. ДУ «Професійні закупівлі» зазначали, що мають серйозні проблеми з фінансування, що не дає можливості утримувати необхідний штат співробітників та ефективно реалізовувати покладені на них функції.
Замовники «ЦЗО Івано-Франківської обласної ради» ігнорують вимогу щодо обов'язковості закупівель ЦЗО протягом всього часу існування ЦЗО, при цьому жодних дій із боку Облради не відбувається для вирішення ситуації, що склалася. Так, із 90 обов'язкових замовників «ЦЗО Івано-Франківської обласної ради» свої потреби до ЦЗО подає менше як половина замовників.
У 2020 році, за інформацією ДП «Медичні закупівлі України», керівництво МОЗ намагалося втручатися в діяльність цієї ЦЗО, створюючи штучні бар'єри для роботи ДП, вчасно не погоджуючи бюджет. Тобто фактично прямо впливали на можливість ДП отримати фінансування для виконання покладених на ДП функцій із метою ручного керування закупівель та розповсюдження товарів, необхідних для боротьби з поширенням COVID-19, а також намагаючись призначити «довірену особу» на посаду заступника голови ДП та ініціюючи кримінальні провадження проти начальника ДП із метою тиску на нього.
Блокування роботи ЦЗО. Замість проведення закупівель ЦЗО змушені боротись із конфліктами.
З того, що відомо в публічному просторі:
У 2020 році через дії МОЗ України були створені штучні перепони в роботі ДП «Медичні закупівлі України», через які ДП не могло оголосити необхідні закупівлі та було вимушено організовувати інформаційну компанію для вирішення ситуації, що склалась.
У 2020 році ДБР проводило слідство стосовно ДУ «Професійні закупівлі» щодо закупівель пакунка малюка. Відповідно до даних ЗМІ, посадових осіб ЦЗО викликали на допити щодо розтрати та зловживання владою, щодо тендеру, в якому на момент проведення допитів ще не відбулося розкриття пропозицій учасників і закупівля фактично ще не була завершена.
Погіршення іміджу ідеї ЦЗО.
Лише ризики
Високий ризик отримання необхідних робіт через те, що процес від проєктування до виконання робіт потребує великої кількості нормативних доопрацювань, щоб закупівлю могла організувати інша сторона, крім балансоутримувача (Проєкт «Підтримка реформи публічних закупівель України»).
Лише ризики.
Ризик довших строків проведення закупівлі та потенційні проблеми на етапі виконання договору в разі проведення закупівлі ЦЗО, що не мають досвіду в відповідній категорії.
Лише ризики.
