ЦЗО має взяти на себе закупівлі замовників, що наразі проводять кілька процедур на рік і змушені підтримувати необхідний рівень знань і відстежувати всі зміни, що відбулись у правовому регулюванні в проміжку між закупівлями.
Ситуація в системі Prozorro У 2021 році понад 56% замовників, що мали проводити процедури згідно з Законом, оголосили та підписали договір не більше ніж по 5 лотах по конкурентних надпорогових типах методу закупівлі.
Очікування ЦЗО
«Приблизно 160 шкіл міста, де роль УО беруть на себе не професійні закупівельники, а бухгалтери та інші працівники, для яких це додаткове навантаження і не основна робота»
Очікування ініціаторів створення ЦЗО
«Замість того, щоб тримати у штаті уповноважених осіб, які через невелику кількість закупівель не мають достатньо досвіду, щоб ефективно і результативно проводити закупівлі, та потребують коштів на зарплату, можна було передати ці закупівлі на ЦЗО (наприклад, школи, лікарні тощо). Це ж стосується і витрат на супроводження закупівель, а також на створення додаткового штату юристів, бухгалтерів та інших працівників, для яких закупівлі – це не основна функція в установі».
Відповідно до Регіональної цільової програми забезпечення діяльності комунального підприємства Івано-Франківської обласної ради «Централізована закупівельна організація Івано-Франківської обласної ради» на 2020—2024 роки, очікуваним результатом діяльності ЦЗО є зменшення навантаження на тендерний комітет та вивільнення фахівців установ, організацій від виконання невластивих їм функцій.
«У підпорядкуванні міста є замовники, що купують лише 1—2 рази на рік, і утримувати УО не є економічно доцільно, логічніше передати їхні закупівлі на власне ЦЗО».
Очікування інституції замовника
ЦЗО полегшує роботу УО (що проводить закупівлі з очікуваною вартістю до 100 тис. грн, УО з'явився тільки в січні 2023 року на 0,5 ставки) та закриває кадрову нестачу та необхідність у професіоналах закупівель для проведення відкритих торгів.
«Звертались до ЦЗО, бо в Ліцею немає фахівця із закупівель (від 100 тис.). Оскільки Закон дуже часто змінюється, а УО не є фаховим закупівельником та юристом, то дуже складно організовувати та проводити закупівлі».
ЦЗО готує та підтримує в актуальному стані стандартну документацію для товарів та послуг широкого вжитку, що дозволяє:
- забезпечити однаковий та достатній рівень якості, безпеки та взаємозамінності цих товарів або послуг;
- знизити ризик оскарження закупівлі або виявлення порушення за результатом моніторингу;
- багаторазове використання цієї документації для великої кількості ініціаторів закупівель.
Ситуація в системі Prozorro У 2021 році:
- 10976 замовників оголошували надпорогові закупівлі, що завершилися підписанням договору за класом CPV «Електрична енергія»;
- 1,2% всіх лотів мали скарги на тендерну документацію;
- 33% всіх лотів, де орган моніторингу знайшов порушення, припадали на порушення в частині тендерної документації.
Очікування ЦЗО
Наразі домінуючою ідеєю у цій робочій групі при Міністерстві економіки є наступна теза: все, що добре стандартизується, потрібно передати на ЦЗО та е-каталог. Робоча група планує ініціювати пілот, в рамках якого е-каталог має стати пріоритетним способом закупівлі для деяких найбільш стандартизованих категорій.
Очікування ініціаторів створення ЦЗО
Відповідно до Регіональної цільової програми забезпечення діяльності комунального підприємства Івано-Франківської обласної ради «Централізована закупівельна організація Івано-Франківської обласної ради» на 2020—2024 роки, очікуваним результатом діяльності ЦЗО є забезпечення уніфікації технічних вимог і специфікацій для товарів, послуг (крім поточного ремонту), що закуповуються, створення стандартних технічних специфікацій, тендерної документації, договорів про закупівлю під час проведення тендерів, що проводяться в інтересах замовників.
«Стандартизація технічних специфікацій задумувалася як ще один важливий напрям роботи ЦЗО. Варто зазначити, що для кожної з закупівель готується тендерна документація, в якій замовники описують характеристики товарів, що їм потрібні. Якщо товари подібні, доволі логічним є розробити стандартну специфікацію для найбільш розповсюджених з них, яку могли б повторно використовувати як замовник, так і саме ЦЗО у своїй роботі».
ЦЗО гарантують, що їхні закупівлі (порівняно з закупівлями, які би проводили замовники-клієнти самостійно) призводять до:
- якісно приготовленого та погодженого проєкту договору, який буде враховувати всі потреби замовника та ринкові реалії;
- швидшого підписання договору з моменту виникнення потреби;
- нижчих цін;
- більш надійного постачальника, визначеного на конкурентних умовах;
- отримання предмета закупівлі, що найкраще задовольняє потребу за наявний бюджет.
Ситуація в системі Prozorro
- У 2021 році лише 49% всіх оголошених надпорогових, конкурентних лотів завершилися підписанням договору.
- Медіанна тривалість відкритих торгів у 2021 році дорівнювала 38 днів.
Очікування ЦЗО
Основною метою запровадження централізованої закупівельної організації є професіоналізація закупівель, економія бюджетних коштів за рахунок агрегації та контроль за витратами коштів бюджету.
«Фінальний продукт ЦЗО — це ефективні закупівлі (отримання ринкових цін, якісних товарів вчасно). Закупівля завжди має закінчуватися договором та його повним виконанням. ЦЗО, завдяки професіоналізму та досвіду, працює із запитом замовника від моменту виникнення потреби та допомагає досягти ефективної закупівлі (гарна ціна, отриманий товар). Сприяє цьому і те, що під час агрегації ЦЗО створює цікавішу пропозицію для учасників, чим досягає як конкуренції, так і економії».
Очікування ініціаторів створення ЦЗО
Відповідно до Регіональної цільової програми забезпечення діяльності комунального підприємства Івано-Франківської обласної ради «Централізована закупівельна організація Івано-Франківської обласної ради» на 2020—2024 роки, очікуваним результатом діяльності ЦЗО є забезпечення економії бюджетних коштів.
«Ідеальне ЦЗО (агенція) проводить закупівлі, ціну товару в яких не соромно опублікувати (конкурентна, ринкова)».
Очікування інституції замовника
«Дуже привабливою є потенційна можливість ЦЗО до агрегування, оскільки це дозволяє отримувати кращі ціни».
ЦЗО знизять витрати бюджету на обслуговування закупівель шляхом зменшення кількості працівників, задіяних у процесі закупівель
Очікування ініціаторів створення ЦЗО
«Замість того щоб тримати в штаті уповноважених осіб, які через невелику кількість закупівель не мають достатньо досвіду, щоб ефективно й результативно проводити закупівлі, та потребують коштів на зарплату, можна було передати ці закупівлі на ЦЗО (наприклад, школи, лікарні тощо). Це ж стосується і витрат на супроводження закупівель, а також створення додаткового штату на юристів, бухгалтерів та інших
ЦЗО накопичує та поширює досвід та закупівельну експертизу, підвищує професійний рівень замовників за рахунок підготовки методичних рекомендацій, надання консультацій, роз'яснення щодо особливостей проведення процедур закупівель та проведення навчальних заходів.
Очікування ЦЗО
«Одна з основних задач ЦЗО на сьогодні — підвищення професійного рівня уповноважених осіб замовників і ЦЗО (навчання, вебінари підготовка статей та рекомендацій)».
Очікування ініціаторів створення ЦЗО
Відповідно до Регіональної цільової програми забезпечення діяльності комунального підприємства Івано-Франківської обласної ради «Централізована закупівельна організація Івано-Франківської обласної ради» на 2020—2024 роки, очікуваним результатом діяльності ЦЗО є надання консультаційної, інформаційної та правової допомоги замовникам.
«В подальших планах розвивати професійний рівень закупівельників, за допомогою курсів для УО».
Очікування інституції замовника
«ЦЗО консультує Ліцей з усіх спірних питань у закупівлях (підготовка ТЗ та договорів, робота з Держаудитслужбою та вимогами учасників). У Ліцею немає юриста, тож допомога є дуже цінною (зокрема допомагають узгоджувати договори, роз'яснюють положення законодавства, консультують тощо)».
ЦЗО — спеціалісти, які добре знають категорії, у яких працюють, мають налагоджений внутрішній процес, що дозволяє швидко підготуватись до закупівлі будь-якої складності (специфічне обладнання, роботи) і при зміні будь-яких зовнішніх факторів (пандемія, війна тощо).
Очікування ЦЗО
«В рамках відбудови, можливо, мають бути професіонали, які закриють потребу держави у швидких і ефективних закупівлях. Точно потрібні галузеві ЦЗО, що закривають точкові та складні напрями».
Очікування ініціаторів створення ЦЗО
«Стратегічні закупівлі — це ті закупівлі, які мають певний стратегічний вплив на діяльність замовника. Наприклад, це можуть бути закупівлі на великі суми чи такі, що мають безпосередній вплив на здатність виконувати замовником свої функції, складні предмети закупівлі, висока цінність і потреба замовника в предметі закупівлі тощо. Вони потребують глибокого занурення та пропрацювання, а отже, й високого професіоналізму та відповідальності закупівельника. Відповідно до нової стратегії, стратегічні закупівлі мають передаватися на агенції, що забезпечують повний закупівельний цикл, починаючи від формування потреби. ЦЗО мають стати такими агенціями й відповідати не лише за тендер, а за весь закупівельний процес і мати відповідний вплив на кожному етапі»
«Перспективними є спеціалізовані ЦЗО, такі як ДП «Медичні закупівлі», що купують специфічні та складні категорії товарів. Це ж стосується, наприклад, закупівель для військових — бо товар специфічний і купувати його складно, а потреба під час війни є і задовольнити її необхідно швидко».
ЦЗО може перебирати на себе частину простих закупівель товарів широкого вжитку, що дає більше часу на підготовку до важливіших закупівель.
Очікування ЦЗО
Наразі домінуючою ідеєю в робочій групі при Міністерстві економіки є наступна теза: все, що добре стандартизується, потрібно передати на ЦЗО та е-каталог. Робоча група планує ініціювати пілот, у рамках якого е-каталог має стати пріоритетним способом закупівлі за деякими найбільш стандартизованими категоріями.
Очікування ініціаторів створення ЦЗО
Трансакційні закупівлі — це закупівлі предметів, що закуповуються багато та регулярно, на невеликі суми, легко стандартизуються, не мають високого впливу на здатність виконувати замовником свої функції. Трансакційні закупівлі мають здійснюватися через е-каталоги, за наповнення яких буде відповідати ЦЗО.
Очікування інституції замовника
«Зручно було б, якби ЦЗО виступали закупівельним хабом із повним циклом закупівель. Тобто ЦЗО самі закуповували необхідні товари на себе, зберігали їх, а замовники зверталися до них і отримували необхідні товари швидко, не гаючи часу на проведення закупівель, роботу з постачальниками, логістику тощо. Наприклад, ЦЗО могли б повністю взяти на себе закупівлі бюджетних організацій з топ-50 товарів (електроенергія, папір тощо) і проводити такі закупівлі самостійно, а потім постачати кінцевим користувачам/замовникам».
«ЦЗО сильно допомагає в тому, що знижує навантаження на Департамент як на замовника. Департамент передає прості стандартизовані закупівлі на ЦЗО та звільняє собі час і ресурс для проведення складніших закупівель.
«У Міськради є свої заклади (школи та інші), де УО не є компетентними й не відслідковують зміни законодавства, тому дуже зручно, що ЦЗО допомагає професіоналізувати закупівлі. Замовники готують план та ТЗ, передають ЦЗО, а далі лише чекають на підписання договору. До того ж ЦЗО постійно підтримують свій рівень знань, слідкують за оновленням Закону».
«Хотілося б передати на ЦЗО закупівлі товарів, таких як папір, канцелярія, ІТ-техніка, меблі, медичні матеріали, шкільна форма, періодичні видання. Тоді сам замовник міг би зосередитися на складніших закупівлях: технічний нагляд, аварійні, відновлювальні чи конструкторські роботи тощо. Загалом, у перспективі замовник не бачить проблеми в передачі будь-яких закупівель, зокрема робіт і послуг, на ЦЗО, оскільки ЦЗО має полегшувати роботу та розвантажувати замовника».
ЦЗО отримують кошти, необхідні для забезпечення функціонування і розвитку ЦЗО, за рахунок винагороди за надання послуг для замовників.
Очікування ЦЗО
«Одна з задач ЦЗО — вийти на самоокупність за рахунок надання послуг для замовників за винагородження, проте перелік вказаних послуг наразі невизначений».
«У планах на майбутнє — добитися, щоб на ЦЗО передавали закупівлі на добровільній основі, а не лише згідно з внутрішніми наказами (цільового показника, скільки таких закупівель має бути, поки немає)».
