Минулого разу ми розповідали про загальні можливості аналітичного модуля BI Prozorro та те, як він допомагає розвивати сферу публічних закупівель в Україні. Цього разу поділимося, як цей інструмент допомагає в роботі замовникам. 

В Україні щороку проводять кілька мільйонів закупівель за бюджетні кошти. Щоб проаналізувати їх успішність, а в подальшому — виправити помилки та вдосконалити процеси, замовникам та їх керівним органам треба опрацювати чималі масиви даних. У цьому їм допомагає аналітичний модуль BI Prozorro. Раніше ми вже розповідали про функції цього інструменту в загальних рисах, а сьогодні зосередимося на можливостях, які BI Prozorro надає замовникам.

Задачі, з якими замовники найчастіше стикаються під час аналізу даних про публічні закупівлі, можна згрупувати за періодами їх виникнення:

  • планування й підготовка закупівель;
  • проведення тендерів;
  • аналіз ефективності завершених закупівель.

 

Планування й підготовка закупівель

Закупівельний процес — майже безперервний. Тож замовники постійно розпочинають нові процедури та підписують договори. Модуль BI Prozorro допомагає їм готуватися до нових закупівель швидше і якісніше. Наприклад, замовники можуть порахувати середні ринкові ціни на потрібний товар чи послугу, щоб визначити оптимальну очікувану вартість. Завдяки цьому зменшується кількість невдалих тендерів (через занижену початкову вартість) та, навпаки, переоцінених, у яких замовник ризикує перевитратити кошти.

Також модуль незамінний для ситуацій, коли замовник закуповує товар чи послуги вперше. У модулі є інформація про всі закупівлі, які проходять через систему Prozorro, тож працівники можуть відфільтрувати тендери, максимально подібні до того, який треба провести їм самим. Далі серед них зручно обрати найуспішніші закупівлі — з найбільшою кількістю учасників, економією, без оскаржень тощо, та дослідити їх. Закупівельники можуть взяти тендерну документацію своїх колег за приклад, щоб сформувати недискримінаційні вимоги до бізнесу на власній закупівлі. А також подивитися, які питання до організаторів ставили учасники попередніх тендерів, та одразу прописати необхідну інформацію.

 

Проведення тендерів

Замовники зацікавлені, щоб на конкурентні закупівлі до них приходило чим більше учасників. Адже саме завдяки високій конкуренції на торгах вдається обрати найкращий товар за найменшою ціною. За допомогою BI Prozorro замовники можуть відібрати всі компанії, які продають потрібний товар чи послуги в україні чи конкретному регіоні, та запросити їх до себе на тендер. Перед цим працівники бюджетних установ можуть скористатися аналізом учасників у модулі, їх попереднього досвіду з іншими замовниками — і так визначити, з якими підрядниками їм би найбільше хотілося працювати. Наприклад, навряд чи замовник буде кликати до себе на торги фірму, з вини якої раніше розривали багато договорів, або ж які перебувають у стані ліквідації.

Ба більше, замовники можуть спілкуватися з потенційними підрядниками ще до початку закупівлі — на передтендерних консультаціях. Це дозволяє врахувати побажання замовників та сформувати тендерну документацію так, щоб якомога більше підприємців могли взяти участь у закупівлі. Приміром, у Вінниці був випадок, коли до медичного закладу на торги свою комерційну пропозицію не подала жодна компанія. Перед наступною спробою все ж провести закупівлю, лікарня вирішила поспілкуватися з місцевими постачальниками та дізнатися, у чому проблема. Після цих передтендерних консультації замовник розділив закупівлю на 4 окремі лоти, відкоригував документацію — і на торги не лише прийшли учасники, вони ще й знижували свої ціни, щоб отримати цей контракт.

 

Аналіз закупівель: визначення кращих практик та слабких місць

Навіть найфаховіші та найдосвідченіші спеціалісти не можуть проводити всі закупівлі ідеально. Тож після підписання договорів їх ще чекає ще один важливий етап: аналіз ефективності завершених тендерів. Модуль BI Prozorro містить низку показників успішності, які розраховуються автоматично, а також їх візуалізацію — різноманітні діаграми та графіки. Замовники можуть переглядати свої результати в динаміці, у розрізі різних закупівельних кодів CPV, для всіх тендерів чи окремої їх частини тощо. Крім цього, всю інформацію та її візуалізацію легко вивантажити. Завдяки цьому працівникам бюджетних установ та підприємств значно простіше формувати звітність по проведених закупівлях, адже їм не треба опрацьовувати дані вручну.

У BI Prozorro можна як визначити свої сильні сторони, так і знайти помилки в роботі — і систематичні, і поодинокі. Наприклад, відфільтрувавши тендери, у яких згодом розірвали договори, фахівці можуть подивитися причини неуспішності та виділити головні з них. Можливо, у контрактах неправильно прописані умови їх виконання, або ж більшість розірваних договорів — із конкретним одним підрядником.

Ба більше, модуль допомагає установі визначити, скільки працівників потрібно найняти для проведення закупівель. Адже всі замовники мають різні потреби та обсяги коштів. Для прикладу, якось одна з користувачок модуля BI Prozorro поділилася своєю історією: “Працівників у нашому відділі хотіли скоротити. Керівництво пояснювало це тим, що на схожому підприємстві така сама кількість закупівель, а відповідних робітників тільки двоє. Я провела детальний аналіз закупівель, адже модуль дозволяю робити багато різних вибірок. І виявилося, що в того більшість закупівель — прості на маленькі суми, часто просто прямі договори, тоді як у нас — відкриті торги і відкриті торги з публікацією англійською мовою. Після цього керівництво вирішило залишити необхідну кількість фахівців.”

 

Розмаїття фільтрів, показників, діаграм BI Prozorro дозволяє замовникам вирішувати в модулі ще багато задач. І що важливо – така оптимізація процесів дозволяє пришвидшити й спростити виконання рутинних завдань, а також мінімізувати кількість ненавмисних помилок у тендерах. Тож закупівлі і, відповідно, використання бюджетних коштів виходять на якісно новий рівень.

 

Статтю підготували Сергій Павлюк, менеджер проєкту BI Prozorro ТІ Україна, та Катерина Русіна, комунікаційна менеджерка DOZORRO, за підтримки Вишеградського фонду у межах проєкту „Нові підходи до боротьби з корупцією в публічних закупівлях в Україні та країнах Вишеградської четвірки“

Розмаїття фільтрів, показників, діаграм BI Prozorro дозволяє замовникам вирішувати в модулі ще багато задач. І що важливо – така оптимізація процесів дозволяє пришвидшити й спростити виконання рутинних завдань, а також мінімізувати кількість ненавмисних помилок у тендерах.