Три тижні роботи за кілька хвилин: чому вашій громаді потрібно навчитися працювати з BI Prozorro

Два-три тижні ручної роботи можна скоротити до кількох хвилин. Побачити ризики в тендерах ще до перевірки аудиторів. Або отримати повну картину, що купує громада за кілька кліків. Саме такі можливості відкриває BI Prozorro для представників ОМС, які працюють із закупівлями. У березні програмні напрями DOZORRO та Transparent Cities Transparency International Ukraine провели навчання «Прозорі закупівлі міськрад: інструменти для аналізу та оперативного управління», учасники якого вчилися використовувати аналітичний модуль у своїй роботі. Ми поспілкувалися з представницями громад із Боярки, Кам’янського та Шептицького та дізналися, як отримані знання допомагають їм аналізувати закупівлі, виявляти ризики та економити робочий час.

Віталіна Гаркава, завідувачка сектору публічних закупівель Виконавчого комітету Боярської міської ради 

Коли юридичний відділ попросив проаналізувати всі договори з додатковими угодами, укладені з 2021 року, Віталіна одразу зрозуміла: легко не буде. Йшлося про 300–400 контрактів. До навчання з BI Prozorro вона вже користувалася аналітичним модулем для моніторингу цін і пошуку необхідної інформації про закупівлі. Утім, як зізнається сама, знайомство з інструментом було поверхневим. Завдання від юридичного відділу змусило шукати нові підходи. Переглянути кілька сотень договорів вручну, знайти всі додаткові угоди та проаналізувати зміни означало витратити щонайменше два-три тижні роботи.

Рішення знайшлося під час навчання. На вебінарі Віталіна розповіла про своє завдання і запитала, чи можна виконати його за допомогою BI Prozorro. Відповідь виявилася несподівано простою — так.

«Пані Ірина буквально за 10–15 хвилин показала, як це можна зробити за допомогою BI Prozorro. Чесно кажучи, я була в захваті. Робота, на яку я морально вже закладала два-три тижні, раптом стала значно простішою. Мені залишилося лише зробити аналітику й описати результати», — згадує вона.

Саме тоді Віталіна вперше по-справжньому відчула практичну цінність BI Prozorro. 

Утім, учасниця навчання зізнається, що розібратися з інструментом вдалося не одразу. Найбільше труднощів виникало з фільтрами: варто було помилитися на одному кроці — і потрібні дані зникали. Тож доводилося повертатися до записів занять і крок за кроком повторювати все спочатку. Саме так поступово прийшло розуміння логіки роботи модуля.

Та найбільшим відкриттям для неї стала не економія часу, а можливість подивитися, як працюють інші громади. Саме це вона вирішила зробити під час домашнього завдання: дізнатися, що вони закуповують, скільки договорів укладають, як часто змінюють їхні умови та які закупівлі скасовують. 

«Я багато дізналася про роботу інших громад і про помилки, яких вони припускалися. Це корисно, тому що дозволяє не наступати на ті самі граблі у власній роботі», — розповідає Віталіна.

Згодом вона почала дивитися на закупівлі інших громад по-новому. На її думку, закупівлі часто можуть розповісти про громаду більше, ніж будь-які звіти. Достатньо подивитися, на що витрачають кошти, щоб зрозуміти її пріоритети — ремонти доріг, розвиток інфраструктури чи інші проєкти.

Також Віталіна використовує інструмент і для пошуку ризиків у закупівлях. За її словами, в умовах постійних перевірок з боку Держаудитслужби та інших контролюючих органів замовники мають працювати на випередження — самостійно аналізувати договори й виявляти моменти, які можуть викликати питання під час моніторингів.

«Ми повинні самі себе перевіряти ще до того, як до нас прийде зовнішній моніторинг. Маємо бачити свої ризики й виправляти їх завчасно», — каже Віталіна.

Оксана Каракай, головна спеціалістка облікового фінансового відділу Кам’янської міської ради

«А я б навіть не звернула увагу на це питання». Саме така думка нерідко виникає в Оксани Каракай, коли вона переглядає моніторинги Держаудитслужби та аналізує зауваження аудиторів до закупівель інших замовників.

Працюючи в Кам’янській міській раді, вона регулярно стежить за закупівлями не лише своєї громади, а й інших організацій. Особливий інтерес викликають саме моніторинги: які закупівлі потрапляють під них, які порушення знаходять аудитори та на що звертають увагу під час аналізу документів. Після навчання з BI Prozorro Оксана почала дивитися на такі моніторинги значно уважніше. Тепер багато зауважень аудиторів вона сприймає як підказки для власної роботи та можливість вчасно помітити ризики. 

«Коли бачу якісь зауваження чи запитання аудиторів, одразу аналізую, чи може подібна ситуація виникнути в нас», — розповідає вона.

Ще кілька місяців тому Оксана знала про існування BI Prozorro лише поверхово. Вперше вона познайомилася з модулем під час одного з тренінгів, де учасникам показували як аналізувати ціни. Тоді їй вдалося розібратися лише з одним розділом, але вона зрозуміла, що можливостей у системі значно більше. Тому й вирішила пройти навчання від TI Ukraine. Каже, найбільше допомогли практичні завдання. Саме під час їх виконання вона поступово розібралася з інтерфейсом і логікою роботи BI Prozorro.

Практичну користь від модуля Оксана відчула майже одразу. Їй потрібно було сформувати перелік договорів за рік. Раніше для цього доводилося збирати інформацію вручну, звіряти дані з власними таблицями та перевіряти, чи нічого не пропущено. У BI Prozorro це завдання вдалося виконати значно швидше.

«Спочатку довелося трохи розібратися, але як тільки я зрозуміла, як це працює, одразу отримала готову таблицю. Це дуже швидко, просто супершвидко», — згадує Оксана.

За її словами, на роботу з модулем пішло приблизно двадцять хвилин. Раніше на підготовку такої вибірки могла піти щонайменше половина дня.

«Треба було все зібрати, перевірити й оформити. А тут за кілька кліків я отримала зведену інформацію за весь рік по всіх договорах», — каже вона.

На думку Оксани, сьогодні вміння працювати з відкритими даними та аналітичними інструментами стає дедалі важливішим для органів місцевого самоврядування. Водночас за її спостереженнями, далеко не всі готові освоювати нові інструменти та змінювати звичні підходи до роботи.

Головну перевагу BI Prozorro вона пояснює просто: це великий масив інформації, який уже впорядкований і зібраний в одному місці. Замість того щоб годинами шукати потрібні дані вручну, це можна зробити швидко за допомогою інструмента, ще й проаналізувати там само.

Ще донедавна вона сама шукала потрібні закупівлі на порталі Prozorro, переглядала десятки сторінок і витрачала на це чимало часу. Сьогодні більшість таких завдань вирішуються значно швидше. Саме тому тим, хто лише починає працювати з BI Prozorro, Оксана радить не боятися витратити час на навчання, адже це ніщо, порівняно з часом, який ці знання допоможуть зекономити.

Наталія Костенко, головна спеціалістка відділу цифрової трансформації, інформаційної політики та прозорості Шептицької міської ради

Для Наталії Костенко навчання з BI Prozorro не було знайомством з інструментом з нуля. Вона давно працює з BI-модулями та використовує їх для аналізу роботи громади. Втім, навчання допомогло по-новому подивитися на можливості аналітики. 

«Головна користь у тому, що ми бачимо всю картину одразу», — каже Наталія.

За її словами, уповноважена особа зазвичай аналізує окрему закупівлю чи тендер. Натомість BI Prozorro дозволяє побачити закупівлі всієї громади — від виконавчого комітету до комунальних підприємств. Такий підхід допомагає не лише аналізувати дані, а й знаходити ризики та ухвалювати рішення на їх основі.

Коли Наталія Костенко показала BI-інструменти працівникам земельного відділу Шептицької міської ради, їхня реакція була доволі емоційною. За кілька хвилин система сформувала вибірку даних, на підготовку якої раніше могли витрачати години.

«Вони були вражені, що за хвилину ми можемо отримати повну вибірку за будь-який період», — згадує Наталія.

Після навчання Наталія почала активніше використовувати модуль для аналізу найбільших постачальників. Це допомагає її швидко побачити, з якими компаніями найчастіше працюють комунальні підприємства та виконавчий комітет. 

«Таким чином ми бачимо масштаби закупівель, масштаби участі компаній у закупівлях і робимо для себе висновки», — пояснює Наталія.

На її думку, найбільша цінність аналітичних інструментів полягає в тому, що вони допомагають громадам працювати прозоріше, швидше приймати рішення та ефективніше використовувати обмежені кадрові ресурси.

«Раніше багато інформації доводилося збирати вручну. Тепер ми можемо бачити всю систему цілком і приймати рішення на основі даних», — каже Наталія.

Саме тому вона переконана: аналітичні інструменти вже давно перестали бути додатковою опцією для громад. Сьогодні це один із ключових інструментів управління.

Історії трьох громад різні. Для когось BI Prozorro став способом швидше працювати з договорами, для когось — інструментом пошуку ризиків, а для когось — можливістю побачити всю систему закупівель громади. Але всі учасниці навчання говорять про одне: аналіз даних перестає бути додатковою навичкою і поступово стає необхідною частиною роботи органів місцевого самоврядування.

Почати своє знайомство з BI Prozorro представниках міських рад або інших ОМС радимо з циклу відеолекцій «Як управляти закупівлями».

Цей матеріал став можливим за підтримки Програми MATRA Посольства Королівства Нідерландів в Україні.